发票电子邮件指南：您将需要的 4 个模板

黄花菜

通常情况下，它需要的时间比您计划或预测的要多。

当涉及到财务问题时，事情会变得紧张——尤其是当你没有时间的时候。

最肯定的是，您可能知道如何创建发票，但在发票到期但您尚未收到付款时可能会感到焦虑或无助。

读者朋友不要害怕！

在他的发票电子邮件指南中，您会找到您需要的 4 个电子邮件模板。

内容[显示]

电子邮件发票 #1： 在发票到期之前
据 Exim 称，60% 的发票迟付。延迟付款的主要原因之一是官僚主义。谈判研讨会培训的一部分是学习如何克服诸如过度繁文缛节等文化问题。

应对繁文缛节影响的一个简单举措是在付款到期之前发送发票。付款到期前的发票也可用作形式发票。形式发票充当销售单、报价单和估价单。

早期的发票有助于回顾谈判期间达成的协议。您实际上是根据客户同意购买的产品和价格为您的客户创建一个摘要。发送早期发票还允许企业执行其内部审批流程。尽早开始处理更有可能导致及时付款。发出第一张发票的最佳时间是：

在谈判和合同签署之后
工作开始/结束后立即
在预算期之前，例如在第一季度末之前发送第二季度发票
发票电子邮件模板应包含：

主题
身体
签名
附上 PDF 格式的发票
付款到期前的电子邮件发票模板可能如下所示：

1

主题：（您的公司名称）：发票#（发票参考号）

嗨（联系人的名字），

我希望生意很好，你的计划（联系人的业务目标）正在按计划进行。

我只是想简短地提醒您，我们发票#（参考号）的（发票金额）将在（到期日）付款。

您能否根据我们的协议确认所有详细信息均正确无误？知道一切都按计划付款会很有帮助。我需要抄送（客户的企业/组织名称）的任何其他部门吗？

此致，

（你的名字）

（签名）

1

有效的主题行清晰简洁。您的联系人应该知道电子邮件的内容，否则他们可能会在不阅读的情况下将您的电子邮件发送到垃圾邮件中。如果接收发票的人不熟悉您的公司作为其业务的新供应商，则可能会删除该电子邮件。

在电子邮件的正文中，个人开场白是专业地满足客户愿望的绝佳方式。

通过要求确认详细信息来结束电子邮件

s 力求更正发票中的任何错误。您还需要 国家电子邮件列表 确保将发票发送给正确的人/部门。

以一两个简单的问题结束会提示您的联系人回复。通过回复，您可以检查您的电子邮件是否已送达收件人并已被收件人阅读。

电子邮件发票 #2：在到期日
就像在第一封电子邮件发票中一样，当然，在发送到期日发票时要专业和友好。说明到期总金额以及到期日，明确任何预付金额。包括感谢公司的业务的感谢信。


在发票中，包括您在谈判期间同意的所有行项目。请务必包括协商折扣、税费和其他付款条款的所有详细信息，以增加按时支付发票的机会。到期日的电子邮件发票可能如下所示：

1

主题：（您的公司名称）：发票#（发票参考号）

嗨（联系人的名字），

谢谢你的生意。请从（您的公司名称）中找到您的发票（发票金额）的发票编号（发票参考号）。

亲切的问候，

（你的名字）

（签名）

1

到期日发票电子邮件提醒客户履行其义务。到期日发票也可作为客户会计分录的记录。谈判研讨会负责人建议，在确保付款方面，清晰简洁的信息会产生最佳结果。

电子邮件发票#3：提前逾期
为了保持稳定的现金流，您不希望您的客户延迟付款。在提前逾期的情况下，您希望尽快做出坚定的付款承诺。

您还希望您的客户了解滞纳金和罚款。确保任何费用和罚款都是谈判合同的一部分。提前过期的电子邮件发票模板可能如下所示：

1

主题：（您的公司名称）：发票编号（发票参考号）到期：（过去日期）

嗨（联系人的名字），

我希望一切都好。

我们尚未收到我们的发票#（发票参考）的（发票金额）付款，该发票应在（到期日）到期。

发票现在自（到期日）起已超过到期日 7 天，余额为（余额）。根据我们的合同，延迟 7 天会收取 1.5% 的滞纳金。我们什么时候可以预期余额付款？

您可以通过（插入首选付款方式）付款。如果您需要进一步的帮助，请联系我们的客户经理（姓名和电话/电子邮件）。我们期待您的迅速回应。